E-Mail Sammelaccount

Hallo,

zuerst möchte ich mich mit dem ersten Beitrag vorstellen: Wir sind ein kleines Unternehmen und vertreiben Modellbauzubehör über einen Onlineshop und lokal in einem Ladengeschäft. Und wir bekommen unsere e-Mailverwaltung nicht in den Griff, deshalb bitte ich um Hilfe oder Erfahrungsaustausch.

Wir erhalten diverse e-Mails: Kundenanfragen, Reklamationen, Auftragsbestätigungen als Kopie, PayPal-Zahlungsbestätigungen, interne e-Mails, Spam etc.) Am Tag sind das zirka 100 E-Mails.

Jeder unserer Bearbeiter (mich eingeschlossen) hat seinen eigenen Themenbereich (1.Buchhaltung u. Mahnwesen; 2.Tech.Support; 3.Auftragsabwicklung und 4.Geschäftsführer für die gravierenden Reklamationen, rechtliche Fälle) für die Verwaltung und Beantwortung von e-Mails.

Jeder Bearbeiter hat einen eigenen PC mit seinem Postfach. Sofern ein Bearbeiter ausfällt (z.B. Urlaub) wird die e-Mail von einem nicht zuständigen Bearbeiter beantwortet.

Zudem gibt es auch intern immer wieder Kommunikationsschwierigkeiten.
Sei es, dass eine e-Mail intern mehrmals weitergeleitet wird und schließlich immer noch nicht beantwortet wurde (auf die lange Bank geschoben), oder dass dem Kunden doppelt geantwortet wird (und dabei widersprüchliche Zusagen getroffen werden). Über den vorherigen Shriftverkehr hat man auch teilweise keinen Zugriff.

Ich denke, dass ein Sammelpostfach all unsere Verwaltungsprobleme lösen kann.
Eine Kunden-Anfrage kann von allen Bearbeitern eingesehen werden, jeder Bearbeiter kann den gesamten Schriftverkehr einsehen.

Zuerst dachte ich: Wechseln wir auf Googlemail
(mit dem integrierten Terminkalender kann z.B. Bearbeiter 1 einen neuen Termin für Bearbeiter 2 eintragen, außerdem sind all unsere Termine unterwegs am Handy einsehbar), jedoch ist ein Zugriff auf das e-Mailkonto durch mehrere Mitarbeiter nicht möglich. :frowning:

Gibt es Gute Alternativen? Wie geht ihr mit der e-Mail Verwaltung vor?

Gruß aurelius

[QUOTE=aurelius;34438]
Ich denke, dass ein Sammelpostfach all unsere Verwaltungsprobleme lösen kann.
Eine Kunden-Anfrage kann von allen Bearbeitern eingesehen werden, jeder Bearbeiter kann den gesamten Schriftverkehr einsehen. [/QUOTE]

Also zu Google wollte ich persönlich meine Daten nicht geben.

Reicht euch denn nicht einfach ein zentraler IMAP-Account?

Eine andere Möglichkeit (wenn nicht zu groß), wäre ein CRM.

Gruß Joscha

Hallo aurelius und herzlich Willkommen!

das Problem, was Du beschreibst, ist klassisch und kann am besten mit einem Ticketsystem wie OTRS (open source) in Griff bekommen werden. Eine alternative wäre zum Beispiel greyhound.

Gruß

click mal hier http://www.urbans-blog.de/2010/03/02/auf-den-hund-gekommen-outlook-war-gestern-die-zukunft-heisst-greyhound/

Danke für die zahlreichen Beiträge.

@Marco Steinhaeuser:
Ticketsysteme wären zumindest ein Schritt zur Besserung, aber nicht jeder Kunde kontaktiert uns über dieser Ticketsystem damit ein Ticket ausgestellt werden kann.
Kunden antworten auch auf unsere noreply e-mails (z.b. auf eine automatische Versandbestätigung) oder entnehmen die e-Mail aus dem Impressum.
Bei einer Kundenmail müssten wir teilweise 2 Tickets ausstellen weil die Anfragen an mehrere Bearbeiter gerichtet ist.

@jkrug (Joscha):
Ein richtiges CRM ist auch mein Traum, aber die meisten guten Gesamtlösungen sind sehr teuer!

Vorteile von IMAP gegenüber POP waren mir noch gar nicht bekannt, und ich habe mich jetzt auch eingelesen!

Das IMAP mails auf mehreren Rechnern synchronisiert ist ganz toll, aber ich bräuchte eine Echtzeitsysnchronisation, damit auch die anderen Kollegen Kenntnis haben, dass ich die e-Mail gerade bearbeite und keine Doppelbearbeitung zustande kommt.

Ich stelle mir das so vor wie ein großes e-Mail Postfach (verwaltet auf einem zentralen Server), das jeder Bearbeiter von seinem Rechner aus einsehen kann.
Sobald ich eine e-Mail beantworte und in der nächsten Minute dieselbe e-Mail auch meine Kollegen beantworten möchten, ein Hinweis gesendet wird dass diese e-Mail bereits “bei mir” in der Bearbeitung ist.
Oder wenn z.B. eine e-Mail längere Zeit nicht bearbeitet wird (keiner fühlt sich Zuständig) dass die e-Mail mit Klick (auf z.B. den “Prioritätsstatus”) sichbar für den jeweilig zuständigen Bearbeiter markiert ist.

Kann man - wie oben beschrieben - mit noch einer anderen Lösung verfahen (z.B. MS Exchange Server als e-Mail verwaltung)? ansonsten wechsel ich wohl auf greyhound um Licht in das Chaos zu bringen.

Danke und Gruß aurelius

Beim greyhound bekommt JEDE eingehende Mail eine “Bearbeitungsnummer” und man kann auch verschiedene Bearbeiter zuweisen oder verschiedene Mails einer Bearbeitungsnummer zusammen fassen oder … ich muß zugegeben, obwohl ich jetzt schon einige Monate greyhound nutze, den vollen Umfang werd ich in 2010 nicht lernen.

Greyhound ist einfach viel mehr als nur ein Ticketsystem und wenn Du Dich im greyhound Forum einliest, wirst Du auch merken, was man alles machen kann.

Schau Dir mal greyhound an, wie oben bereits von Marco und Martina erwähnt.
Deine Probleme werden sich von selbst erledigen und die Lösung ist bezahlbar.

oder wie erwähnt die open source lösung otrs. das ist ganz okay, bissl doof zu bedienen aber kann man nutzen. wenn man mehr will sei einem greyhound doch ans herz gelegt.

hab mir das grade mal angesehen, sieht echt gut aus bis auf die betriebssystemunterstützung. da geht halt nur windows.

OTRS wird grad richtig schick gemacht in der neuen Version. Auch dort gibt es Beabeitungsnummern (resp. Ticketnummern) und eine Schnittstelle zu sugarCRM lässt sicher nicht lange auf sich warten. Ein Ticket kann natürlich per E-Mail erstellt und dem Bearbeiter zugewiesen werden.

also es kommt wirklich drauf an was man sucht und will - z.b. greyhound bietet jetzt schon ne vereinfachte schnittstelle zu pixi an (ne komplett überarbeitete folgt irgendwann) - heißt wenn ein anruf kommt, oder ne mail, man halt ALLES in einem system was zu einem kunden gehört.

dpd sendungsverfolgung nur mit klick auf die kundenemail, gleiches für dhl
bing, google, xing suche, wikipedia, währungsumrechner, leo übersetzer - alles direkt via greyhound

egal ob mail, briefe, faxe, egal ob ich ein komplett belegloses büro will, man muß den hund nur verstehen bzw. selbst wohl verdammt viel verstehen wollen/können.

[QUOTE=simply because;34454]Deine Probleme werden sich von selbst erledigen und die Lösung ist bezahlbar.[/QUOTE]
Was heisst bezahlbar? Wieviel bezahlt man pro Arbeitsplatzlizenz? Leider bekommt man die Preise ja nur, wenn man einen Einladungscode bestellt und ich mag die diversen Anrufe der Verkäufer danach nicht unbedingt haben.

wenn Du einen Gutscheincode haben willst, melde Dich bitte per Mail bei mir. Bezahlbar ist es in dem Sinne, weil DU selbst entscheidest was DEIN Hund können soll und muß - wieviele Arbeitsplätze Du brauchst, welche Module drin sein sollen - selbst bei Nutzung für Handy kannst Du selbst entscheiden ob Du es brauchst oder nicht.

@roland76: Sei versichert, das Dich niemand anruft und Dir auf die Nerven fällt weil er Dir etwas verkaufen möchte - wir haben nämlich ehrlich gestanden keinen Vertrieb…

Der Einladungscode hat einen anderen Grund: Wir haben zur Zeit mehr Interessenten als wir fehlerfrei abarbeiten könnten - um nun aber jedem neuen Kunden die gebührende Aufmerksamkeit widmen zu können, haben wir uns dazu entschieden die Buchungsmöglichkeit zu beschränken. Vorerst benötigt man deswegen noch eine Einladung von einem Bestandskunden, sorry! Wir arbeiten (schon aus eigenem Interesse :slight_smile: hart daran, unsere Kapazitäten zu erhöhen - in wenigen Wochen werden wir die Beschränkung dann hoffentlich aufheben können.

Beste Grüße,
hildebrand